5 sinais de que a sua empresa já precisa de um software de gestão

Gerir uma empresa em São Tomé e Príncipe é fazer um pouco de tudo ao mesmo tempo: vender, comprar, faturar, pagar aos fornecedores e, no fim do dia, tentar perceber se o negócio deu lucro. Enquanto a empresa é pequena, um caderno e uma folha de cálculo até parecem chegar. Mas chega um ponto em que deixam de chegar — e normalmente damos por isso tarde de mais.

Reunimos cinco sinais que mostram que a sua empresa já pedia um sistema de gestão. Se reconhecer dois ou três, provavelmente está a perder tempo e dinheiro sem saber.

Se ainda faz faturas numa folha de cálculo ou à mão, perde tempo e arrisca erros: um total trocado, um número repetido, um imposto mal aplicado. E, com a e-Factura STP, os documentos têm de sair com os elementos certos e a numeração correta.

Com um sistema de gestão, a fatura fica pronta em segundos, sempre certa e já preparada para a comunicação à e-Factura. O orçamento passa a encomenda e a fatura com um clique, sem voltar a escrever tudo de novo.

Comprar a mais prende dinheiro na prateleira. Comprar a menos faz perder vendas. Se descobre que ficou sem um produto só quando o cliente o pede, está a gerir o stock às cegas.

Um bom sistema desconta o stock a cada venda, avisa antes de faltar um artigo e ajuda a encomendar ao fornecedor certo, na quantidade certa. Deixa de haver surpresas no balcão.

«Quanto é que este cliente ainda me deve?» Se a resposta está espalhada por vários cadernos, o dinheiro que é seu fica parado na rua.

Com a gestão da conta-corrente de cada cliente, vê num instante quem está por pagar, há quanto tempo, e envia lembretes de pagamento sem ter de andar atrás de cada um. Receber a tempo é o que mantém a empresa a respirar.

Vender muito não é o mesmo que ganhar dinheiro. Se só sabe como correu o mês quando faz as contas de cabeça, está a decidir no escuro.

Quando as vendas, as compras, os bancos e a caixa estão todos no mesmo sítio, tem os números à mão: vendas do mês, margem, o que há a receber e a pagar. Deixa de adivinhar e passa a decidir com base em factos.

Se o negócio pára quando o patrão ou aquele colaborador de confiança falta, a empresa é frágil. Os dados no caderno perdem-se, molham-se, desaparecem.

Num sistema na nuvem, a informação está segura, acessível a quem precisa — no computador, no tablet ou no telemóvel — e com cópias de segurança diárias. O conhecimento deixa de estar numa gaveta e passa a ser da empresa.

A Dolisys é um software de gestão na nuvem feito para as empresas de São Tomé e Príncipe. Num só sistema tem a faturação com e-Factura STP, o stock e as compras, o ponto de venda, os clientes e as finanças — tudo ligado entre si.

Não precisa de instalar nada nem de ter servidores: trabalha no navegador e nós tratamos das atualizações, da segurança e das cópias de segurança. E começa pelo que precisa hoje; o resto está pronto quando a empresa crescer.

Se reconheceu a sua empresa em alguns destes sinais, o próximo passo é simples: experimente sem compromisso.